雛型活用手順

こんばんは。
　
文書をゼロから作らない！
　
仕事のスピードと品質を維持するためには　徹底したいところです。
報告書、案内、チラシ、・・・
　　
単純には　過去に作った文書ファイルを流用して異なるところを変更して　名前を付けて保存するということですが、会社やチームで仕事をしていると　文書を標準化することも必要です。
　
こんな感じ。
「みなさ～ん、今後作る報告書は　このワードのファイルを元に作成してくださ～い。
　ファイルは報告書フォーマットという名前で　サーバの標準文書の共有フォルダに入れておきま～す。　」

ここで共有フォルダに入れるワードのファイル形式は　テンプレートにしましょう。
　
　
なぜか・・・・・・
　
　
ワードは　どんな文書でも（白紙でも）　新規作成時はテンプレートから作成されるようになっています。
よく見る白紙状態は　標準のテンプレートから作成された文書です。
この標準のテンプレートは　normal.dot　というファイルです。
新規文書作成時に　テンプレートを指定しなければ、この標準のテンプレートから作成されます。
そして、入力作業をして、ファイルに保存するわけですが、新規文書ですから、[保存]をしようとしても[名前を付けて保存]ということになり、保存フォルダとファイル名を入力して保存します。

標準ではないテンプレートから　作成しても、流れは同じです。

先ほどの報告書フォーマットを　テンプレートとして　共有フォルダに入れたとするとこんな使い方になります。

1.共有フォルダを開いて　報告書フォーマット.dot　をダブルクリック。（ワードが立ち上がる。）
2.必要な編集を加えて、[保存]ボタンをクリック。（[名前を付けて保存]ダイアログボックスが表示される。）
3.フォルダとファイル名を入力して、保存する。ワードを終了する。

テンプレートファイルにしておくと　誤って上書きされたり、「読み取り専用です」といったメッセージを見ることなく、自然に作業ができることとなります。
　
　
テンプレートファイルとして　保存するには
標準フォーマットなどにすべく必要な編集をワードで行ったら、
[名前を付けて保存]ダイアログボックスで　ファイルの種類に[文書テンプレート]を選択し、フォルダとファイル名も指定して保存します。(word2003)
normal.dot は　上書きしないようにしましょう。上書きすると　ワードを起動するたびにその文書を見ることになりますよ。
自分用にデスクトップでもマイドキュメントでも、チームの共有フォルダでも、必要な使いやすい場所に保管しましょう。
　　
参考図　テンプレートの保存(word2003)

　
　　
word2007 ではテンプレートの拡張子が dotx のようになっていますね。
　　
テンプレート (template) – Yahoo　IT用語辞典より
鋳型、雛型、定型書式という意味の英単語。
　